Stop struggling, start focusing

Cristiano Giardi • Focus On • Oct 15, 2021

Ti chiedi perché la giornate si fanno sempre più stancanti?
Non hai mai visto il tuo calendario così pieno di meeting?
Non riesci a dedicare al tuo lavoro il giusto tempo che meriterebbe?

Il lavoro da casa avrebbe dovuto migliorare il bilanciamento tra vita professionale e personale, doveva liberare il nostro tempo e renderlo flessibile.
E invece lo ha rilegato in piccole scatole colorate che scandiscono le ore delle nostre giornate.
Il Time management si è trasformato in Time saturation.

Flow come esperienza ottimale

La Regina degli scacchi è una delle serie Netflix più viste nel 2020.
Basata sul libro The Queen’s Gambit di Walter Tevis, la serie racconta la storia del successo della scacchista Beth (Elizabeth) Harmon, personaggio d’invenzione, che sin da giovane si cimenta in partite con avversari sempre più esperti.
La mini-serie è sicuramente appassionante e ci avvicina al mondo del tavoliere bianco e nero, dei cavalli e delle torri, degli arrocchi e degli scacco matto, proponendo scene in cui la protagonista si vede immersa in interminabili partite assolutamente concentrata e sicura delle proprie potenzialità.

Lo psicologo Mihaly Csikszentmihalyi nel suo libro Flow: psicologia dell’esperienza ottimale descrive con vari esempi quel momento di concentrazione perfetta che le persone provano quando si trovano prese completamente da quello che stanno facendo, sentendosi al tempo stesso rilassati e pieni di energia. Una partita di scacchi, un libro da leggere, un compito da svolgere: tutti questi sono momenti in cui raggiungiamo il flow e in quei momenti siamo particolarmente infastiditi da qualsiasi tipo di interruzione.

Csikszentmihalyi riporta che “Il flow è l’espressione con cui le persone descrivono lo stato della loro mente nel momento in cui la loro coscienza si trova in una condizione di ordine armonico e loro sono intenti nel realizzare quello che stanno facendo per amore della cosa in sé”.

Per raggiungere il flow è necessario ovviamente trovare la concentrazione giusta. Alla fine, quando intendiamo passare a un altra cosa o fare una pausa, abbiamo invece bisogno di fissare un punto da cui poi ripartire quando torneremo sull’argomento.

Ovviamente la protagonista de La Regina degli scacchi si sarebbe innervosita se fosse stata interrotta durante il suo momento di flow, se la sua concentrazione fosse stata disturbata da una telefonata, se la sua attenzione fosse stata distolta da un messaggio sul telefono. E ogni volta avrebbe dovuto impiegare tempo ed energia per tornare alla giusta concentrazione e molto probabilmente la sua performance ne avrebbe risentito.

Aspettativa vs Realtà

Purtroppo queste “esperienze ottimali” le ritroviamo sempre meno nella nostra quotidianità lavorativa, soprattutto da quando il periodo pandemico ha rivoluzionato il nostro modo di lavorare.
Lo smart working doveva rendere flessibile il nostro tempo e favorire il nostro prezioso “work-life balance”. E invece il tutto è diventato più liquido: partecipiamo a un meeting mentre prepariamo il pranzo o la sera ci troviamo a rispondere a email e messaggi mentre siamo sul divano sperando di goderci la nostra serie preferita. Ma sopratutto è aumentato in modo importante il numero delle interruzioni a cui siamo soggetti.
Secondo un’intervista su Forbes di Matt Martin, CEO di Clockwise, in questo periodo di pandemia il nostro tempo è diventato ancor più frammentato e il tempo di concentrazione si è contratto di circa l'8% ogni settimana.

D’altronde nel mondo digitale si è instaurata la cattiva credenza che il tempo sia efficace solo quando le nostre agende sono piene e essendo i calendari accessibili a tutti, i vari colleghi tendono a invitarci a riunioni per loro importanti in quel momento, ma magari non prioritarie per noi che nel frattempo ci stiamo occupando di altro.
Il tempo a disposizione per portare a termine il nostro lavoro con la giusta concentrazione cala drasticamente.

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E questi continui passaggi da un argomento ad un altro, da un meeting ad un altro, da un contesto ad un altro (context-switch) comportano un maggior affaticamento quotidiano e la frustazione per non aver concluso quello che ci eravamo prefissati ad inizio giornata.
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Cosa fare per conservare il nostro flow e non essere constantemente interrotti e "tirati" dentro call su call?
La Tecnica del Pomodoro, ideata da Francesco Cirillo a fine anni'80, ci viene in soccorso suggerendoci alcuni punti che possiamo applicare anche nel contesto odierno del lavoro in smartworking.

A. Preparati per le attività necessarie di focus
Avendo bisogno di dedicare tempo e concentrazione a task che richiedono maggiore energia e concentrazione, può essere utile definire ad inizio settimana le attività più importanti e prioritarie su cui focalizzarsi, ipotizzando anche il tempo necessario per svolgerle.

B. Gestisci in modo proattivo il tuo calendario
Anziché lasciare il calendario vuoto come una prateria indifesa pronta ad essere assalita da meeting e one-to-one di manager e colleghi che si sfidano nel bloccarti lo slot perfetto come nel miglior Tetris, riprendi possesso del tuo calendario impostando delle ore preziose (“golden hours”), ossia degli slot “Focus Time”, che dedicherai alle attività da svolgere con concentrazione e attenzione.

Tetris

Probabilmente non riuscirai a sottrarti a tutte le riunioni, ma puoi evitare che la tua giornata venga interrotta continuamente.

D’altro canto, quanto sarai tu a dover fissare un meeting con i colleghi, interpellali prima per sapere se sono disponibili nell'orario che proporresti. Tieni in considerazione un “buffer” di 10/15 min per permettere a te e agli altri partecipanti di riflettere sulle cose emerse durante l’incontro, magari stilare un’emai di riepilogo ed eventualmente dar tempo per prepararsi al loro meeting successivo.

C. Identifica le tue distrazioni quotidiane e depotenziale
È necessario sfuggire ai “trigger” che ci distolgono dal nostro flow. Quando ti concentri sulle tue attività, spegni il cellulare o inserisci il silenzioso: richiamerai appena terminato. Oppure, se proprio devi essere reperibile, rispondi alle telefonate che ti arriveranno comunicando all’interlocutore che lo richiamerai appena avrai terminato l’attività che stai svolgendo o concorda un momento che può risultargli più comodo. Attenzione! Abbi comunque cura nel richiamarlo nell'orario che avete stabiito; in questo modo manterrà fiducia nel tuo modus operandi e anche le volte succesive rispetterà il tuo momento di focus.

Tieni accanto a te un foglio dove annotare le interruzioni che hai ricevuto, siano esse telefonate, email, messaggi o idee che ti sono venute in mente, in modo da gestirle appena hai terminato il tuo momento di focus.

Slack è un ottimo strumento di comunicazione e condivisione ma quando vuoi concentrarti può essere molto distraente. Inizia silenziando i canali casuali o di solo divertimento e poi tutti quelli dai quali generalmente ricevi alert frequenti. Nel tuo periodo di “Focus Time” silenzia completamente le notifiche magari anche comunicando che non sei disponibile tramite lo status del tuo profilo.

Non siamo i soli artefici della nostra quotidianità...
Ovviamente saremmo stolti se pensassimo che adottando queste pratiche riusciremmo a risolvere tutti i nostri problemi di focus e potessimo raggiungere e mantenere il flow per l’arco di tutta la giornata lavorativa.
Molto probabilmente facciamo parte di un team in cui condividiamo task, ci organizziamo per svolgere le attività e interagiamo con i colleghi, attendendo a volte che loro abbiano terminato la loro parte per poi procedere con la nostra. E questi momenti di attesa sono le vere trappole che ci inducono a iniziare una nuova attività ma che sappiamo che dovrà essere interrotta appena il collega ha terminato e ci passa il testimone.
Nei team in cui vengono adottate in modo appropriato metodologie agili o lean, il numero di task da eseguire è circoscritto grazie a quei principi e quelle pratiche che limitano il volume di attività a beneficio di un ridotto context-switching, una migliore qualità del prodotto o del servizio e efficienti tempi di realizzazione.

Estendendo il contesto all’organizzazione in cui lavoriamo, anche a livello aziendale esistono tecniche e framework che permettono di focalizzare le iniziative da realizzare rispetto a obiettivi a breve e medio termine definendo delle priorità sulla base delle richieste provenienti dal mercato spesso complesso e mutevole, ed evitando di spendere energie, persone e risorse in direzioni non allineate con la vision societaria.
Il Portfolio management moderno supporta il coordinamento delle iniziative con un costante allineamento tra i team bilanciando domanda e capacity dell’azienda e agevolando il business ad adattarsi alla volatilità delle richieste che arrivano dai clienti.
Il framework OKR permette di identificare, in modo condiviso, partecipato e a ogni livello, gli obiettivi da raggiungere e i relativi risultati chiave con cui misurare i progressi con una periodica rivalutazione trimestrale.

... ma molto dipende da noi

Con i nostri comportamenti possiamo sicuramente influenzare il contesto di team e di azienda ma il primo passo è iniziare da noi stessi e dalla nostra quotidianità.
Riserviamo il giusto tempo per svolgere le nostre attività con concentrazione e serenità, cercando che quel momento non sia frammentato da continui cambi di contesto e tenendo sotto scacco interruzioni e stress.

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